Wir wissen alle, dass es nicht leicht ist, eine Absage für eine Bewerbung zu schreiben. Aber hey, das gehört nun mal zum Job. Genauso wie das Schreiben von Zusagen (schau mal hier, da haben wir Muster für Dich!). Aber Achtung: Die Wortwahl entscheidet darüber, ob wir als Arbeitgeber einen guten oder schlechten Eindruck hinterlassen - und wer will schon auf Arbeitgeberbewertungsportalen landen?

Deshalb haben wir hier 3 Muster für Absagen, damit Du die richtige Tonalität triffst.

Muster Absage für eine Initiativbewerbung:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name des Bewerbers,

vielen Dank für Ihre Initiativbewerbung und das damit entgegengebrachte Vertrauen in unser Unternehmen.
Bedauerlicherweise haben wir zum aktuellen Zeitpunkt keine zu besetzende Position, die zu Ihrer Qualifikation passt.
Da wir Ihr Profil unabhängig davon sehr spannend finden, möchten wir Sie sehr gerne in unseren Kandidatenpool aufnehmen. Hierfür benötigen wir nur kurz Ihr Einverständnis. Sobald eine passende Stelle für Sie vorliegt kontaktieren wir Sie gerne proaktiv.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen als auch privaten Werdegang alles Gute und hoffen in Zukunft wieder mit Ihnen im Dialog zu stehen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name

Muster Absage auf eine Bewerbung:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name des Bewerbers,

vielen Dank für Ihre Bewerbung als Stellenbezeichnung und das damit entgegengebrachte Vertrauen in unser Unternehmen.
Bedauerlicherweise müssen wir Ihnen mitteilen,
… dass die ausgeschriebene Position durch einen anderen Bewerber besetzt wurde.
... dass wir Ihre Bewerbung für die Position als Stellenbezeichnung nicht berücksichtigen können. Bitte betrachten Sie dies nicht als ein Urteil über Ihre Fertigkeiten und Kompetenzen. Bei einer solch großen Anzahl an Bewerbungen führt auch die kleinste Kleinigkeit zu einer Entscheidung.
Wir fanden Ihr Profil sehr interessant und würden Sie gerne in unseren Talentpool aufnehmen. Dazu benötigen wir nur Ihre kurze Zustimmung. Sobald eine passende Stelle für Sie verfügbar ist, werden wir Sie proaktiv kontaktieren.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren beruflichen als auch privaten Werdegang und hoffen bald wieder im Dialog mit Ihnen zu stehen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name

Muster Absage nach dem Vorstellungsgespräch / Probearbeiten:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name des Bewerbers,

vielen Dank für Ihre Bewerbung als Stellenbezeichnung und das damit entgegengebrachte Vertrauen in unser Unternehmen. Es war uns eine Freude, Sie persönlich kennenzulernen.

Bedauerlicherweise müssen wir Ihnen mitteilen,
... dass wir Ihnen heute für die Stelle als Stellenbezeichnung absagen müssen. Bitte werten Sie dies nicht als Abwertung Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten. Gerade bei einer so großen Zahl an Bewerbungen führen bereits sehr kleine Aspekte zu einer Entscheidung.
… dass wir die ausgeschriebene Position als Stellenbezeichnung zurückziehen und nicht besetzen werden. Wir entschuldigen uns hierfür und bitte num Ihr Verständnis.
Da wir Ihr Profil dennoch sehr spannend finden, möchten wir Sie gerne in unseren Talentpool aufnehmen. Hierfür benötigen wir nur kurz Ihr Einverständnis. Sobald eine passende Stelle für Sie vorliegt kontaktieren wir Sie gerne proaktiv.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen als auch privaten Werdegang viel Erfolg und hoffen bei anderen Stellen mit Ihnen wieder in den Dialog zu kommen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name

Warum sind diese Muster Absagen die richtigen für Dich?

Über schlechte Nachrichten freut sich bekanntlich niemand, aber als Unternehmen sollten wir in einer guten Beziehung bleiben, nicht wahr? Dafür gibt es drei wichtige Aspekte, die in unseren Absagen enthalten sein sollten:

Persönlich statt Abarbeiten: Direkte Ansprache des Kandidaten* und keine allgemeinen Textbausteine in der Absage.
Keine Absage für immer: Wenn wir dem Kandidaten anbieten in Kontakt zu bleiben, dann geben wir ihm neben einer Perspektive auch eine Wertschätzung seiner Kenntnisse.
Der Grund für die Absage: Es ist sicherlich ein frustrierendes Gefühl, wenn man sich um eine neue Arbeit bemüht hat, aber schlussendlich nicht erfolgreich war. Umso mehr möchten wir die Gründe dafür kennen. Schließlich hilft uns diese Erkenntnis dabei, uns weiterzuentwickeln und in Zukunft erfolgreicher zu sein. (Dies ergaben diverse Studien)

Was auf keinen Fall in eine Absage für Bewerbungen gehört

Manche Arbeitgeber treten beim Thema Absagen für Bewerbungen ins Fettnäpfchen, denn sie formulieren die Absage falsch und machen sich im Rahmen des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) angreifbar. Damit Dir dies nicht passiert, hier die wichtigsten Punkte, was nicht in eine Absage gehört auf einen Blick:

• Rasse oder ethnische Herkunft
• Geschlecht
• Religion oder Weltanschauung
• Behinderung
• Alter
• Sexuelle Orientierung

Vielleicht denkst du, dass so was nie in meinen Absagen steht, aber auch indirekte Formulierungen wie "Du passt leider nicht in unser junges Team" sind indirekte Diskriminierung aufgrund des Alters. Subjektive Gründe wie zum Beispiel, dass man menschlich nicht ins Team passt, rechtfertigen eine Absage. Allerdings sollte dies nicht genannt werden und stattdessen sollte immer eine neutrale Absage versendet werden.

Fazit

Unsere Mustervorlagen für die Absage von Bewerbungen sollen grundsätzlich als Inspiration dienen und Dir dabei helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, den richtigen Ton zu treffen.
Denn denke daran, dass eine höfliche Absage ein wichtiger Teil der Employer Branding Strategie eines Unternehmens sein kann. Potenzielle zukünftige Mitarbeiter können durch positive Erfahrungen bei einer Ablehnung beeindruckt werden - es zeigt ihnen nämlich Respekt gegenüber ihrer Person sowie Interesse am Aufbau von langfristigen Beziehungen.
Insgesamt gilt:

Sei freundlich, aber bestimmt in Deiner Kommunikation mit den Kandidaten - so zeigst Du Professionalität sowie Wertschätzung gegenüber deren Bemühungen.

Hilfe beim Mitarbeiter finden und auswählen

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*In diesem Beitrag wird aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich eingeschlossen.

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