Mittlerweile haben viele Unternehmen erkannt, dass das Integrieren hybrider Arbeitsmodelle und das Angebot von Homeoffice Vorteile mit sich bringen. Doch wer auf Remote Work setzt, muss der neuen Situation auch sämtliche Recruiting- und Einstellungsprozesse anpassen – so auch das virtuelle Onboarding.

Insbesondere die Integration neuer Mitarbeiter* stellt HRler vor große Herausforderungen. Wie virtuelles Onboarding von Young Professionals als Zielgruppe funktionieren und umgesetzt werden kann, möchten wir von StaffConcept Euch mit unseren 5 Tipps zur richtigen Umsetzung nahebringen.

Die größten Herausforderungen beim Virtual Onboarding

Virtuelles Onboarding: Dieser Begriff hat sich in Zeiten der Pandemie in nahezu allen Unternehmen verbreitet, die ihre Prozesse digitalisieren mussten. Jetzt, wo der normale Unternehmensalltag langsam zurückkehrt, wählen viele Firmen weiterhin ein hybrides Arbeitsmodell oder stellen sogar komplett auf Remote um. Letzteres erfordert auch die Etablierung digitaler Verfahren, um potenzielle neue Mitarbeiter im Remote Recruiting anzusprechen, geeignete Bewerber durch virtuelle Vorstellungsgespräche auszuwählen und diese letztendlich in den Unternehmensalltag zu integrieren.

Virtuelles Onboarding stellt Unternehmen hierbei vor große Herausforderungen. Insbesondere die ersten Wochen und Monate sind für neue Mitarbeiter entscheidend. In dieser Zeit werden nicht nur Kontakte zu Kollegen geknüpft, sondern Mitarbeiter lernen auch die Unternehmenskultur, Werte und Strukturen, die eigenen Arbeitsfelder sowie technische Gegebenheiten kennen. Virtuelles Onboarding nimmt also eine elementare Rolle in der späteren Mitarbeiterzufriedenheit ein.

Virtuelles Onboarding erfolgreich umsetzen: 5 Ideen

Wenn Sie Mitarbeiter halten wollen, sollten Sie beim Virtual Onboarding entsprechende Vorkehrungen treffen, um das Wohlbefinden und die Expertise neuer Arbeitskräfte zu steigern. Denn schon in den ersten Wochen entscheidet sich meist, ob Angestellte dem Unternehmen erhalten bleiben oder nicht. Während das Onboarding im Büro eine regelmäßige Face-to-Face-Kommunikation erlaubt, muss virtuelles Onboarding Möglichkeiten finden, diesen intensiven Austausch digital zu gestalten. Die nachfolgenden 5 Ideen sollen Ihnen dabei helfen.

1. Idee für virtuelles Onboarding: Mehr Austausch im interaktiven Onboarding-Programm

Um sicherzugehen, dass neue Mitarbeiter alle Bereiche eines Unternehmens auch im virtuellen Onboarding kennenlernen, ist es sinnvoll über einen bestimmten Zeitraum einen Plan bzw. ein Programm zu erstellen. Hierbei handelt es sich meist um mehrere virtuelle Meetings, die den Einstieg in das Unternehmen erleichtern und Raum für Fragen lassen. Unterschiedliche agile Meeting Formate können dabei helfen, diese Besprechungen zeitsparend und effizient zu gestalten.

Neben organisatorischen Dingen wie der Steueranmeldung oder der Einrichtung unternehmensinterner Zugänge, werden im virtuellen Onboarding auch die zukünftigen Aufgaben und Tätigkeiten besprochen. In geplanten Meetings mit Managern, dem/der direkten Ansprechpartner oder dem gesamten Team kann alles geklärt werden, was für den Einstieg ins Unternehmen wichtig ist. Hierbei ist es sinnvoll, bestimmte Themen für jedes Meeting vorzugeben; in den ersten Tagen werden meist Formalien geklärt, während die folgenden Tage bereits zum Erfragen bisheriger und zum Erlernen neuer Kompetenzen genutzt werden können. Da Vorgesetzte durch virtuelles Onboarding nicht die Möglichkeit haben, permanent Fragen zu beantworten oder Tipps zu geben, sollte hierfür eine ausreichende Anzahl an Meetings eingeplant werden.

2. Idee für virtuelles Onboarding: Direkte Ansprechpartner für Probleme & Fragen

Neben fachlichen Fragen kann es gerade in der ersten Zeit im Unternehmen zu Unsicherheiten bezüglich der Unternehmenskultur und interner Abläufe, aber auch zu persönlichen Problemen oder Anliegen kommen. Da oftmals nicht nur ein, sondern mehrere neue Mitarbeiter eingestellt werden, haben Vorgesetzte und HRler nicht immer die Kapazitäten, jede neue Position angemessen zu betreuen. Aus diesem Grund haben sich beim virtuellen Onboarding direkte Ansprechpartner, sogenannte „Buddys“ oder „Mentoren“, als hilfreich erwiesen. Diese sollten bestenfalls im gleichen Bereich tätig sein und Lust darauf haben, dem/der neuen Mitarbeiter bei sämtlichen Problemen und Fragen zur Seite zu stehen. Hierbei geht es nicht nur um inhaltliche Fragen zu Arbeitsabläufen & Co., sondern auch um emotionalen Beistand.

3. Idee für virtuelles Onboarding: Virtuelle Mittagspausen zum persönlichen Kennenlernen

Das Kennenlernen des gesamten Teams ist in großen Unternehmen selbst am Firmensitz nicht immer möglich. Noch schwieriger wird es, wenn alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und in ihren Arbeitszeiten möglicherweise sogar flexibel sind. Trotzdem ist es für neue Arbeitskräfte von großer Bedeutung, im Unternehmen Kontakte zu knüpfen, die bestenfalls auch außerhalb des Arbeitsrahmens aufrechterhalten werden. Auch hierbei kann das virtuelle Onboarding helfen. HRler können für gemeinsame Mittagspausenzeiten sorgen, in denen sich je nach Unternehmensgröße entweder alle Angestellten, Mitarbeiter bestimmter Unternehmensbereiche oder Employee Resource Groups in einem virtuellen Raum treffen können, um sich für 1 bis 2 Stunden auch über Persönliches auszutauschen.

4. Idee für virtuelles Onboarding: Arbeitsgeräte & Ausstattung schnell zur Verfügung stellen

Um vollkommen im Unternehmen anzukommen, sollten neue Mitarbeiter nicht nur über Arbeitsabläufe informiert werden und Kontakte zu KollegInnen knüpfen – auch der Zugang zu sämtlichen Softwares, Programmen und Daten sowie die Bereitstellung technischer Geräte schafft eine gewisse Bindung und Vertrauen in das Unternehmen. Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu stärken, sollten Sie neuen Angestellten also schnell alle benötigten Arbeitsmittel, Softwares und Geräte zur Verfügung stellen.

5. Idee für virtuelles Onboarding: Virtual-Onboarding-Softwares sorgen für Transparenz

Um virtuelles Onboarding erfolgreich umzusetzen, gibt es bereits viele technische Helfer und Virtual-Onboarding-Softwares. Neben geteilten Terminkalendern und Videokonferenz-Programmen gibt es bereits Tools, die all dies vereinen und zudem die unternehmensinterne Kommunikation über Textnachrichten vereinfachen. So kann ein Netzwerk geschaffen werden, welches sich über aktuelle Entwicklungen austauschen und neuen MitarbeiterInnen zur Seite stehen kann. Für mehr Transparenz beim virtuellen Onboarding sorgen zudem auch Business-Plattformen wie XING oder LinkedIn.

Du bist noch auf der Suche nach qualifizierten Mitarbeiter, an denen Sie das virtuelle Onboarding erproben können? Wir von StaffConcept unterstützen Dich in der Personalbeschaffung durch kompetentes Social Media Recruiting.

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*In diesem Beitrag wird aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich eingeschlossen.